Wprowadzenie

Rosnące wymagania stawiane polskiemu samorządowi w zakresie świadczenia usług publicznych drogą elektroniczną sprawia, że wprowadzenie wewnętrznego systemu obiegu dokumentów (wraz z archiwum dokumentów elektronicznych) w urzędzie oraz systemu informatycznego do obsługi interesanta drogą elektroniczną staje się koniecznością.

System elektronicznego obiegu eKancelaria powstał w roku 2010 jako następca systemu Kancelaria-BIP stworzonego i wdrażanego w dziesiątkach jednostek administracji publicznej od roku 2002. System eKancelaria zawiera w sobie wiedzę o doświadczeniach, potrzebach i oczekiwaniach pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów w administracji publicznej zgromadzoną przez lata eksploatacji poprzedniej wersji systemu. Jest to system zaprojektowany i stworzony dla administracji (publicznej i państwowej), posiada bardzo ergonomiczny interfejs użytkownika (jest to cecha wyróżniająca to rozwiązanie) i zawiera szereg rozwiązań funkcjonalnych ułatwiających pracę użytkownikowi.

System eKancelaria może służyć zarówno jako system Elektronicznego Zarządzania Dokumentem (EZD) zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej jak również może stanowić system wspierający czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym (papierowym).

Autorem systemu eKancelaria jest firma ZETO Koszalin Sp. z o.o.

Integracja z systemami eUrząd, ePuap – załatw sprawę on-line

System eKancelaria współpracuje z systemem eUrząd^MAX realizującym kompleksową obsługę interesanta w urzędach administracji publicznej z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych oraz Internetu jako kanału komunikacji i wymiany danych, umożliwiając spełnienie przez urząd wymagań prawnych. System eUrząd^MAX realizuje funkcję internetowej (elektronicznej) skrzynki podawczej i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (za pośrednictwem HSM), implementuje podpis elektroniczny w korespondencji urzędowej, umożliwia dostarczenie interesantom odpowiedzi w wersji elektronicznej oraz umożliwia interesantom bezpieczny wgląd przez Internet w stan swoich spraw w Urzędzie.

Alternatywnie system eKancelaria zapewnia urzędowi podstawową integrację z platformą ePUAP w zakresie przeglądania i archiwizowania dokumentów elektronicznych otrzymanych tą drogą.

Kompleksowość rozwiązań

Cechą wyróżniającą system eKancelaria jest jego kompleksowość i powiązanie z innymi systemami używanymi w urzędzie. System eKancelaria może współpracować z systemem eUrząd^MAX realizującym kompleksową obsługę interesanta drogą elektroniczną, jest zintegrowany z systemem BIP^MAX zapewniając automatyczny proces upublicznienia informacji (zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej), zapewnia również integrację z systemem ePUAP.

RYSUNEK nr 1 - Kompleksowość systemu.

System posiada moduł archiwizacji danych i dokumentów elektronicznych, posiada funkcjonalność w zakresie poczty elektronicznej, obsługuje podpis elektroniczny, współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi takimi jak skanery dokumentowe, maszyny wielofunkcyjne (drukujące, skanujące), czytniki kart elektronicznych, może zapewnić funkcjonalność work flow w zakresie definiowania procedur obiegu oraz obsługi obiegu dokumentów w funkcjach systemu.

Szczegółowa funkcjonalność

• Moduł administrowania systemem:
  1. Definiowanie użytkowników aplikacji oraz przypisywanie im uprawnień do poszczególnych funkcji obsługi systemu, komórek organizacyjnych i innych.
  2. Definiowanie/zmiana haseł użytkowników.
  3. Dziennik zdarzeń zapisujący informacje związane z udanymi i nieudanymi próbami logowania do systemu oraz operacjami wykonywanymi w systemie z możliwością śledzenia informacji zapisanych w dzienniku.
  4. Mechanizm blokowania i odblokowywania kont przez administratora.
  5. Definiowanie grup użytkowników.
  6. Definiowanie wielopoziomowej struktury organizacyjnej.
  7. Obsługa słowników systemu.
  8. Ewidencjowanie zastępstw pracowników.
  9. Możliwość przeglądania zalogowanych użytkowników.
  10. Możliwość przesyłania komunikatów dla użytkowników.
• Moduł obsługi korespondencji przychodzącej:
  1. Rejestrowanie pism wpływających do różnych zdefiniowanych rejestrów korespondencji przychodzącej.
  2. Tworzenie bazy klientów przy rejestracji pisma.
  3. Klasyfikowanie pism według zdefiniowanego przez użytkownika w słowniku typów pism.
  4. Dołączanie treści dokumentów korespondencji przychodzącej w formie elektronicznej.
  5. Drukowanie potwierdzeń przyjęcia pism.
  6. Wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism do podległych komórek organizacyjnych i pracowników.
  7. Umożliwienie zwrotu niewłaściwie zadekretowanej i przekazanej korespondencji.
  8. Dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych do wiadomości pracowników i komórek organizacyjnych.
  9. Dołączanie do pisma dyspozycji kierownictwa, odnośnie sposobu postępowania z dokumentem.
  10. Śledzenie historii pisma od momentu zarejestrowania go w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami urzędu. Wydruk raportu z historii operacji pisma.
  11. Przeszukiwanie dokumentów korespondencji przychodzącej według różnych kryteriów podanych przez użytkownika (w tym też po treści dołączonych załączników).
  12. Raporty dotyczące korespondencji przychodzącej.
  13. Możliwość usuwania (anulowania) pism.
• Moduł obsługi korespondencji wychodzącej
  1. Rejestrowanie pism wychodzących przygotowanych przez pracowników wydziałów merytorycznych lub ewidencjonowanych przez kancelarię bądź sekretariat
  2. Dołączanie treści dokumentów korespondencji wychodzącej w formie elektronicznej.
  3. Tworzenie bazy klientów przy rejestracji pisma.
  4. Wprowadzanie informacji osobie podpisującej/akceptującej pismo.
  5. Umieszczanie wielu pism w jednej kopercie do wysłania lub dzielenie przesyłki na wiele kopert.
  6. Możliwość wysyłki pisma do wielu adresatów.
  7. Wysyłka korespondencji z wartościowaniem (określanie kosztów wysyłki, typu przesyłki) lub bez wartościowania (bez określenia kosztów wysyłki).
  8. Śledzenie historii pisma od momentu przygotowania go do wysłania, aż do faktycznego wysłania z jednostki. Wydruk raportu z historii operacji pisma.
  9. Możliwość odnotowywania zwrotu wysłanego pisma.
  10. Przeszukiwanie dokumentów korespondencji wychodzącej według różnych kryteriów podanych przez użytkownika (w tym też po treści dołączonych załączników).
  11. Generowanie zestawienia korespondencji wysyłanej w postaci pocztowej książki nadawczej.
  12. Raporty dotyczące korespondencji wychodzącej.
• Moduł obsługi spraw:
  1. Rejestrowanie spraw w oparciu o pisma wpływające do jednostki oraz pisma wychodzące.
  2. Automatyczna numeracja spraw według zdefiniowanej struktury znaku sprawy.
  3. Dostępność „ręcznego” nadawania numeru sprawy.
  4. Numerowanie kolejności pism w określonej sprawie.
  5. Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt.
  6. Modyfikowanie oraz rozbudowywanie rzeczowego wykazu akt stosownie do potrzeb jednostki.
  7. Możliwość odnotowywania zamknięcia sprawy (kontrola załatwienia wszystkich pism w danej sprawie).
  8. Sporządzanie zestawień prowadzonych spraw.
  9. Przeszukiwanie spraw według różnych kryteriów.
  10. Możliwość wglądu do spraw z poziomu pisma oraz wglądu do pism z poziomu spraw.
  11. Możliwość wstrzymania biegu sprawy w przypadkach, kiedy sprawa została przekazana do konsultacji zewnętrznych.
  12. Możliwość określenia referenta realizującego sprawę.
  13. Możliwość dopisywania notatek do sprawy.
  14. Automatyczna rejestracja historii sprawy.
• Funkcjonalność w zakresie współpracy z eUrzędem lub/oraz ePUAP:
  1. Odbiór formularzy elektronicznych złożonych przez interesantów za pośrednictwem eUrzędu lub/oraz ePUAP.
  2. Rejestracja w systemie otrzymanych formularzy z eUrzędu/ePUAP według zdefiniowanych wzorców rejestracji.
  3. Możliwość dostarczenia interesantom odpowiedzi w wersji elektronicznej.
• Moduł WorkFlow
  1. Definiowanie procesów workflow za pomocą interfejsu graficznego,
  2. Przydzielanie praw dostępu do poszczególnych etapów procesu na poziomie użytkownika, grupy, roli, pełnionego stanowiska lub hierarchii podległości w strukturze organizacyjnej
  3. Automatyczne lub ręczne uruchamianie procesów dla poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw
  4. Możliwość nadzorowania procesów przez wskazanych użytkowników, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami
  5. System powiadomień uprawnionych użytkowników o stanie realizacji procesów oraz przekroczeniach terminów
• Funkcjonalność dodatkowa systemu:
  1. Współpraca z systemem BIP^MAX.
  2. Prowadzenie rejestrów dodatkowych np. uchwał/zarządzeń, skarg, wniosków.
  3. Obsługa skanowania i dołączania plików w formie elektronicznej.
  4. Możliwość wyszukiwania pełnotekstowego.
  5. Wydruk kopert i nalepek adresowych.
  6. Możliwość dostosowania interfejsu systemu indywidualnie dla każdego użytkownika.
  7. Moduł korespondencji wewnętrznej.
  8. Obsługa poczty elektronicznej.
  9. Obsługa podpisu elektronicznego.
  10. Funkcjonalność w zakresie definiowania zadań/poleceń oraz przekazywania ich do wykonania podległym pracownikom.
  11. Mechanizm generowania standardowych odpowiedzi na pisma wychodzące na podstawie wzorców zdefiniowanych w systemie.
  12. Możliwość prowadzenia terminarzy dla pracowników.
  13. Możliwość harmonogramowania dostępu do współdzielonych zasobów (sal, rzutników).
  14. Moduł archiwizacji
  15. Komunikator

Proces wdrożenia

Opracowaliśmy na bazie wielu lat doświadczeń autorską, opartą na dobrych praktykach, procedurę wdrażania systemów obiegu dokumentów w administracji publicznej, która ma wysoki stopień skuteczności.

Kluczowymi czynnikami sukcesu w takim procesie są:

• Zaangażowanie i poparcie Kierownictwa Jednostki dla przedsięwzięcia, dbamy aby wsparcie mieć i pokazać je pracownikom Urzędu;
• Rola liderów wdrożenia. Proponujemy wyłonienie jednej do kilku osób (zależnie od wielkości Urzędu), gruntownie je szkolimy z całości funkcjonowania systemu. Budujemy w ten sposób prosty kanał komunikacji – co jest istotnym elementem procesu, oraz przygotowujemy na miejscu w Urzędzie „eksperta” od systemu, który może na bieżąco rozwiązywać proste kwestie operacyjne.
• Przemyślany i dopasowany do Jednostki cykl szkoleń.

 

Proponujemy podział procesu wdrożenia na 3 etapy, z których każdy ma bezpośredni wpływ na osiągnięcie sukcesu w całym projekcie.

 

Etap I

To przygotowanie środowiska informatycznego do szkoleń. Tu poza kwestiami technicznymi najistotniejsza jest analiza obecnego stanu obiegu dokumentów oraz zamodelowanie go w systemie informatycznym.

Etap II

To cykl przemyślanych szkoleń. Część jest prowadzonych stanowiskowo a część w grupach zależnie od potrzeb i możliwości Urzędu

Etap III

Jeśli jest gotowe środowisko, a pracownicy przeszkoleni – to działamy! Uruchamiamy środowisko produkcyjnie i wspieramy Urząd.

 

Poniższa tabela przedstawia przykładową procedurę wdrażania systemu z podziałem na etapy.
Procedura i harmonogram wdrażania systemu eKANCELARIA

Lp.	Rodzaj prac
Etap I przygotowanie środowiska szkoleniowego
1	Analiza zasad obiegu korespondencji, instrukcji kancelaryjnej. Ustalenie parametrów systemu, znaku sprawy, zasad obiegu korespondencji w aplikacji, RWA, słowników. Uzgodnienie terminów realizacji poszczególnych elementów harmonogramu.
2	Instalacja systemu eKANCELARIA wersja szkoleniowa.
3	Parametryzacja systemu eKANCELARIA. Uzupełnienie danych w zakresie słowników, użytkowników, struktury organizacyjnej itd. do systemu eKANCELARIA na serwerze Zamawiającego.
4	Szkolenie Administratora – Lidera wdrożenia.
Na przeprowadzenie etapu 1 potrzeba ok. 2 tygodni.
Etap II szkolenia pracowników
5	Szkolenia w zakresie obsługi systemu - Sekretariat Urzędu.
6	Szkolenia w zakresie obsługi systemu: - Kierownictwo Urzędu, Kierownicy komórek organizacyjnych.
7	Szkolenia w zakresie obsługi systemu: - Pracownicy Urzędu.
Na przeprowadzenie szkoleń potrzeba ok 4 tygodni, zależnie od wielkości Urzędu.
Etap III uruchomienie produkcyjne
8	Instalacja systemu eKANCELARIA wersja produkcyjna. Prezentacja, dla Kierownictwa Urzędu, Kierowników Wydziałów i pracowników komórek zamykająca II etap.
9	Uruchomienie systemu i wsparcie na miejscu u klienta (do uzgodnień z klientem)
Proponuje się rozpoczęcie rzeczywistej rejestracji dokumentów w systemie od 1 gdnia następnego miesiąca po zakończeniu szkoleń.

Zgodność ze stanem prawnym

System eKancelaria realizuje funkcje dotyczące obiegu elektronicznego dokumentów, spełniając wszystkie obowiązujące wymagania prawne w tym zakresie, m.in.:

• Ustawa z dnia 17 luteg 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r. Nr 64, poz. 565),
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z dnia 9 września 2002 r.),
• Ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001r. (Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.),
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z dnia 29 października 1997 r. z późniejszymi zmianami),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno – technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z dnia 13 października 2005 r.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z dnia 28 października 2005 r.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych,
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983 r. nr 38 poz. 173),
• Kodeks postępowania administracyjnego.

 

Dane techniczne

Podstawowe parametry techniczne systemu

• baza danych PostgreSQL (w. 8.3.x)
• serwer aplikacji JBoss (w. 4.2.x)
• stacje robocze wyposażone w przeglądarkę internetową:
  1. Internet Explorer (w. 7.0 lub nowsza)
  2. Mozilla Firefox (w. 3.6.15 lub nowsza)
  3. Google Chrome (w.2.0 lub nowsza)
     z zainstalowanym Java Runtime Environment 1.6 oraz przeglądarką plików PDF, np. Acrobat Reader

 

Wymagania sprzętowe serwera:

• Serwer zgodny z OPENSUSE 11
• Procesor czterordzeniowy
• RAM – 4 -8 GB
• DVD, Streamer, Dyski (W zależności od ilości zapisywanych w systemie dokumentów)
  - zalecane dyski SAS pracujące w RAID5

 

Wymagania sprzętowe stacji roboczych:

• Procesor 2 GHz
• RAM – 2 GB (zalecane); 1 GB (minimalne)

 

Bezpieczeństwo systemu

• mechanizm uwierzytelniania użytkowników w systemie za pomocą systemu haseł oraz podpisu elektronicznego
• system sprawdzania uprawnień użytkowników do funkcji i zasobów systemu zapisanych w bazie danych
• zabezpieczenie danych przed możliwością nieuprawnionego modyfikowania
• zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji w pracy użytkownika z systemem poprzez zastosowanie mechanizmów SSL

 

Budowa systemu

Zastosowana technologia zapewnia niższe koszty zakupu dzięki zastosowaniu narzędzi OpenSource. Dzięki zastosowaniu technologii internetowej brak jest konieczności instalowania systemu po stronie użytkownika (logika działania aplikacji znajduje się w jednym miejscu po stronie serwera) dzięki czemu znacząco niższe są koszty wdrożenia i utrzymania systemu. Dostęp do systemu możliwy jest z dowolnego miejsca – wystarczy połączenie z Internetem.

Korzyści z wdrożenia systemu

Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów prowadzi do:

• większej przejrzystości funkcjonowania urzędu, związanej z ustrukturyzowaniem sposobu przyjmowania i wysyłania korespondencji, prowadzenia spraw, archiwizacji dokumentów (w tym dokumentów elektronicznych),
• wprowadzenia szczegółowych procedur kontrolnych związanych z wydajnością załatwiania spraw przez poszczególne jednostki organizacyjne i poszczególnych pracowników,
• kontroli terminowości prowadzenia spraw, pism, itd.

System pozwala na pracę zarówno z dokumentami tradycyjnymi, jak i elektronicznymi, umożliwiając szybki dostęp do archiwizowanych zasobów.